Invariavelmente quando alguém conversa sobre design, acaba dizendo: “Claro que a forma segue a função”, o que significa que a forma de algo deveria ser um reflexo natural do seu objetivo.
Isso pode funcionar para projetar produtos, mas tem suas falhas quando se trata de construir uma organização. Essa organização típica é constituída da união de diferentes departamentos/secretarias, cada um se achando mais vital para o sucesso da organização como um todo. Isso vale para empresas e também para as organizações públicas.
O resultado? Não importa o que o organograma demonstre: você raramente tem um fluxo de informações fluido e eficiente.
Nossa ilustração denominada “A Ilha” (que nos acompanha em vários artigos anteriores e treinamentos técnicos) sugere o grande desafio da integração entre departamentos buscando a sinergia e consequentemente resultados de produtividade. Para alcançarmos este estado é preciso forte atuação das lideranças (não chefes) na busca das mudanças requeridas no sistema.
COMO MUDAR ESSA SITUAÇÃO?
Parece simples (mas não é) quando apresentamos essas 5 metas a seguir:
- TENHA UM PLANO. Imagine como seria sua organização ideal. Pesquise benchmarks. Saiba onde você quer e pode chegar. Tome decisões práticas e eficazes!
- OBTENHA ADESÃO. As pessoas que serão afetadas pela nova estrutura terão ideias nas quais você nem pensou. Ouça-as e adote as melhores (Pratique o Kaizen no pleno sentido das Melhorias contínuas).
- FAÇA COM QUE TODOS SE ADAPTEM. Uma vez implementada a nova estrutura, todos devem se ajustar e buscar a integração entre si, evitando o “Efeito Ilha” onde cada departamento se julga o “melhor do mundo”. É possível que o gerente de tecnologia deteste o chefe do setor financeiro. Mas se é a ele que o gerente deve se reportar, ele terá que fazê-lo. Trata-se, em resumo, de um contínuo exercício de liderança na busca de resultados compartilhados.
- ESPERE UM POUCO ANTES DE FAZER MUDANÇAS. A não ser que você descubra que existe um erro terrível que impeça a realização do trabalho, dê um tempo de seis meses a um ano antes de fazer quaisquer novas mudanças. Você se surpreenderá com quantas queixas desaparecerão se você esperar. Isso não significa que você estará parado, apenas usando a paciência e trabalhando na cultura interna, confiança, auto estima das pessoas e demais comportamentos que irão facilitar a caminhada rumo aos objetivos.
- O MUNDO VAI MUDAR TODOS NÓS. Se as novas tecnologias estão mudando processos, rotinas, produtos e até a nós mesmos, por que as organizações teimam em fincar o pé no passado (é mais cômodo? Menos trabalhoso?). Na área pública é comum vermos estruturas que estão funcionando com procedimentos de 2 ou mais décadas atrás. E agora?
Concluindo, vamos deixar 2 importantes reflexões:
- SEM IDEIAS, SEM RIQUEZA: “Não há como criar riqueza sem ideias. A maioria das inovações é sugerida por recém-chegados. Portanto, quem pensa que o mundo está seguro para os dirigentes está redondamente enganado” Gary Hamel, presidente da Stategos e autor de Liderando a Revolução
- PERFEIÇÃO: “Só aqueles que tem a paciência de fazer as coisas simples com perfeição é que adquirem a capacidade de fazer as coisas difíceis com facilidade” Friedrich Schiller
Leitura complementar recomendada;
- Fast Company – Adapte-se ou Morra – Sextante
- Patrícia Wellington – Estratégias Kaizen para o Atendimento ao Cliente – Educator
- Behnam N. Tabrizi – Transformação Rápida – Campus
Sites sugeridos:
www.fastcompanybrasil.com
www.abqualidade.org.br