REUNIÕES E RESULTADOS

Uma das ferramentas mais antigas da administração é sem dúvida a famosa REUNIÃO. Instrumento de grande importância para a coordenação e foco dos assuntos importantes e urgentes, a Reunião é hoje massacrada por uma série de gestores não preparados para fazer com que ela possa render à empresa os benefícios que poderia estar propiciando.

As falhas geralmente estão relacionadas da seguinte forma:

1. A empresa não faz reuniões pois seus gestores não gostam do assunto, ou não percebem sua utilidade, ou até mesmo, tem medo de enfrentar os problemas e os assuntos prioritários de forma participativa.

2. As reuniões quando acontecem são apenas para apagar fogo, ou são realizadas no estilo da REUNIÃO DE CONDOMÍNIO onde o que prevalece é a truculência, dispersão, vaidade e falta de objetividade.

3. Os erros já começam na falta de uma pauta organizada dos assuntos que serão tratados na reunião. A reunião transcorre na base do “vamos que vamos” e na base da “criatividade” dos que não tem nenhuma idéia de priorização e importância dos assuntos.

4. Outro ponto importante é a falta de liderança pelo coordenador da reunião que não como evitar dispersões, brincadeiras, piadas, conversas ou mini reuniões paralelas e outras impropriedades. A reunião se torna, portanto, uma verdadeira “feira livre”.

5. Igualmente crítico é a falta de constância de propósito ou disciplina, ou seja, as reuniões não tem seguimento lógico e o feed back fica totalmente comprometido. É necessário que se estabeleça um cronograma prévio das reuniões e que o mesmo seja obedecido fielmente.

6. Para concluir esta pequena listagem, vem a falta de registros, ou seja, de uma boa e prática ata de reunião que possa servir de instrumento para a cobrança das decisões e encaminhamentos. A Ata de Reunião (veja modelo) é de suma importância para o gestor e para todos os participantes no sentido de dar andamento nas ações acordadas. O modelo que apresentamos é bastante prático e eficaz neste sentido do gerenciamento das prioridades.

Enfim, Faça boas reuniões e faça acontecer na sua empresa de forma a ser não apenas “corretivo” mas fundamentalmente “preventivo”.

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