CONTROLAR OU GERENCIAR – focando resultados positivos.

Vários especialistas têm ressaltado em suas obras a importância do controle dos resultados da organização como base para um gerenciamento do tipo “pé-no-chão”. Ter o controle do andamento das variáveis principais é garantia de que se terá também o controle da organização como um todo.

Para um novo negócio o recomendável é o estabelecimento de um plano de negócios que tem como base o método 5W2H – O que, Por quê, Como, Quanto, Quando, Onde, Quem, entre outras questões. Para um empreendimento em curso que necessita estabelecer metas e objetivos para todos os meses do ano, a composição destas metas mensais pode ser obtida a partir do desempenho em períodos iguais de anos anteriores. Ou seja, os desempenhos anteriores vão dar uma base de cálculo para o estabelecimento das novas metas e também dos desafios para o respectivo ano. Sem esta comparação interna de desempenho corremos o risco de traçarmos metas pouco realistas ou até inatingíveis. Outra questão importante para efeito de análise critica de desempenho ou de planejamento e metas, é a possibilidade da investigação de Benchmarks (referenciais de excelência do mercado).

Se a organização já possui o desempenho físico e financeiro dos anos anteriores e já estabeleceu o seu plano para o ano seguinte, o que resta, portanto, é a estruturação do sistema de controle e acompanhamento. Neste ponto o controle e acompanhamento torna-se  uma ferramenta gerencial de grande importância.  A figura (gráfico) acima nos mostra que foi determinado uma padrão de desempenho (Y) de uma determinada variável da empresa e ao longo do tempo o controle gráfico mostrou uma queda de desempenho em relação a Y. Se alguma intervenção tivesse sido tomada logo no início o prejuízo ou perda seria muito menor, podendo até mesmo ser revertido para uma situação positiva através da atuação gerencial vigilante.

Em resumo, temos que considerar para um controle efetivo e focado em resultados as etapas de a) histórico do desempenho, b) projeção para os anos seguintes, c) estabelecimento de gráficos de controle (para controle e tendências) e d) Sistema de controle e acompanhamento via rotina mensal com uma necessária disciplina.
A adoção de uma planilha ou software de controle permite maior capacidade de gerenciamento e investigação das variabilidades dos itens fundamentais de controle. A subdivisão dos itens de Receita e Despesa, por exemplo permite identificar em qual item de controle ocorre variações mais importantes que precisam de melhor vigilância.

A visão do PDCA também traz uma idéia e um método claro com respeito ao sistema de controle, ou seja, Planejar o que precisa ser feito (o que deve ser feito e como deve ser feito), Desenvolver o que foi planejado, e Controlar o que está sendo desenvolvido ou executado na organização. Finalmente, Agir no sentido de solucionar os desvios no sistema de controle e também Agir na busca de melhorias contínuas de desempenho do que foi planejado. Simples.
Finalmente, fica a sugestão de não misturar o controle no aspecto que estamos discutindo com ações restritivas ao bom desenvolvimento das ações ou projetos. Controle é gestão focada em resultados com abertura para correção, prevenção e melhoria (Kaizen) de atividades, processos e projetos.

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