O artigo base deste post é de autoria de Rafael Honorato, especialista em Gestão e Marketing. Aproveitamos o momento para uma visita aos conceitos e práticas do Sistema de Gestão da Qualidade visto sua ligação com o tema do artigo. O SGQ preconiza uma série de procedimentos e ferramentas que podem ser muito úteis no estabelecimento de um ambiente organizado e principalmente produtivo dentro do conceito de fazer mais e melhor com menos recursos.
Honorato cita em seu texto: “A cada semana que inicia nós temos mais motivos pra ficar mal-humorados e funcionando na marcha lenta. As tarefas da semana toda precisarão ser entregues e temos que nos preocupar com mais quinhentas mil coisas que vão aparecendo sem aviso pelo caminho.
Leia também
Não é fácil ser uma pessoa super organizada e preparada para tudo, mas é importante tomar a iniciativa e algumas atitudes ajudam muito, como:
As 5 dicas fundamentais
- Criar uma rotina
A melhor maneira de ser produtivo e organizado começa com uma rotina de trabalho. Seja para a organização das tarefas ou das atividades do dia. Depois que você tiver definido sua rotina normal durante o dia, ficará muito mais simples organizar as tarefas e projetos e acompanhar a evolução de tudo isso no seu dia a dia.
Organize-se para ler e responder os e-mails pela manhã e só olhar a caixa de entrada poucas vezes ao dia.
- Ter uma lista de tarefas
Não importa se você prefere usar papel e caneta, uma agenda ou usa um sistema de tarefas no computador. O importante é que você tenha um controle das tarefas que os outros esperam que você realize e controle seus prazos.
Ao criar sua lista de tarefas, lembre-se de ter registrado o prazo de entrega, separar por prioridades e/ou categorias. Isto vai facilitar muito na hora de saber o que fazer primeiro. Vai ficar mais fácil ver, por exemplo: Que o cliente X precisa de dois relatórios e o cliente Y precisa que você resolva algum problema ao mesmo tempo.
Tendo este controle você pode se programar para atender as duas exigências ou providenciar outra pessoa pra ajudar você a completar as tarefas.
- Usar uma agenda ajuda muito
Não estou falando de sacar da bolsa aquela agenda abarrotada de papel dentro. Na verdade é melhor ter uma agenda abarrotada do que não ter nada, mas se puder usar uma agenda digital vai ser melhor ainda.
A agenda vai ajudar e muito você a programar não só as entregas de um projeto, como reuniões e eventos importantes, além de ajudar no controle das tarefas. A agenda digital tem como vantagens principais os lembretes pré-definidos que vão te ajudar a manter-se no ritmo e a sua disponibilidade na nuvem podendo ser acessada e atualizada a qualquer momento do computador ou smartphone.
- Fazer a caixa de e-mail trabalhar junto com você
Além da dica citada de checar o e-mail somente algumas vezes ao dia, você precisa fazer uso dos recursos que a maioria dos servidores de e-mail possuem, como os filtros de mensagens e tags (ou etiquetas). Em média 80% dos e-mails que recebemos são spams que só nos fazem perder tempo apagando-os. Então use as palavras que você mais encontra nestas mensagens e coloque no filtro para direcionar direto pra lixeira. As palavras usadas nos e-mails de spam são bem repetitivas e normalmente não tem nada a ver com as mensagens que você deveria estar lendo.
Além disso, classifique nos filtros as palavras-chave separando os remetentes ou palavras-chave. Isso também vai ajudar você a classificar os e-mails mais importantes automaticamente, o que vai ajudar muito na hora de atualizar sua lista de tarefas.
5.Cuidar do ambiente é fundamental
Você não precisa implantar o 5S no seu escritório para que o ambiente seja limpo e organizado, mas pode começar com pequenas mudanças como diminuindo a quantidade de papel na sua mesa e trocando os post-its pela sua lista de tarefas. Manter seu local de trabalho limpo com o mínimo de papel e bugigangas vai ajudar sua cabeça a raciocinar melhor. Isto porque em ambientes bagunçados o estresse é muito maior porque além de desconcentrar, nos dá a impressão que nada foi realizado no dia.
Além de saudável, um ambiente clean ajuda a contar pontos com os chefes e colegas.
Por: Rafael Honorato
Rafael Honorato é especialista em Gestão e Marketing, fundador da Revolutia
Colunista
Escritor pela Qualitymark Editora, Consultor organizacional, Engenheiro na linha da gestão japonesa com dois estágios no Japão nas áreas de projetos criativos dos Thinking Groups da Kawasaki Steel, Qualidade Total, Kaizen/Inovação e programas Zero Defeitos estabelecendo um forte link com o Programa de Qualidade Total da CST, hoje Arcelor Mittal. Getulio participa também, com muita honra, da Academia Brasileira da Qualidade – ABQ onde estão os profissionais de maior destaque nas áreas da Qualidade e Inovação do Brasil.
