Gestão da Rotina - fundamentos da gestão eficaz

Há uma questão básica para a melhoria da Qualidade e Produtividade na empresa e esta questão passa pela disponibilidade de pensamento estruturado, ou seja, de tempo para PENSAR e AGIR. Os gerentes de uma forma geral vivem atulhados de problemas no dia a dia que eles mesmos denominam de tralhas, pepinos, abacaxis, batatas quentes… enfim, de uma enorme coleção de problemas urgentes, muitas vezes sem importância, que minam sua capacidade de liderar. Quando a liderança se esvai em termos de comportamento é que entra a figura do chefe – aquele mesmo que você já conhece, o “tudo prá ontem”, vamos que vamos, quem manda aqui?, etc e tal.

Nossa conversa hoje concentra-se na gestão da rotina como base para se introduzir eficiência (fazer certo as coisas) como base para se obter tempo útil para a eficácia (inovar e diferenciar fazer certo as coisas necessárias para o crescimento da empresa).

Apresentaremos a seguir uma estrutura baseada no pensamento do consultor Vicente Falconi, membro da nossa Academia Brasileira da Qualidade – ABQ, que por sua vez foi inspirado de forma profunda pelo método de gestão japonês e seus gurus mais ativos e famosos.

Vejamos o método integrado da Gestão da Rotina com base no PLAN – DO – CHECK – ACTION (PDCA):

PLAN – Aqui vemos o “onde estamos e onde queremos chegar”. Nota-se no contexto amplo da abordagem a importância dos controles gerenciais a partir da determinação dos planos, padrões, procedimentos e projetos que determinam a rotina da empresa e ao mesmo tempo as ferramentas que vão garantir a caminhada rumo aos objetivos. Todas as áreas, lideres e colaboradores, devem estar prontas, envolvidas e comprometidas. As premissas de sustentabilidade, eliminação dos desperdícios, estabilidade e melhoria dos procedimentos, planejamento e novos projetos devem estar muito claros para todos os colaboradores.

DO, CHECK – A execução e controle passa pela disciplina, educação (cultura Kaizen, por exemplo) e treinamento nos padrões e procedimentos (O quê, e Como). Na etapa da execução (DO), aplica-se também o conceito do PDCA no controle “in process”, ou seja, a qualidade sendo avaliada no momento da execução da tarefa. Na etapa do Check se faz o controle e acompanhamento de todo o plano da gerência e também da condução dos projetos Kaizen.

ACTION – Na avaliação ocorrida na etapa do Controle vamos perceber que os problemas ocorrem a partir de falhas no processo (desvios, perdas, variabilidade, etc) e estas condições podem estar ligadas ao fato dos executores não seguirem os procedimentos estabelecidos. Não sendo constatada esta situação é necessário AGIR no processo para, através de uma análise profunda encontrar as causas dos problemas apontados no controle. Feitas as correções e respectivas melhorias talvez seja necessário alteração nos procedimentos para garantir que a rotina esteja estabilizada.

No início é provável que os gerentes tenham mais trabalho intelectual e de liderança junto aos colaboradores para implantar esta nova rotina. É como aprender a dirigir um carro – no início são várias funções e tarefas a serem apreendidas e executadas, mas com o passar do tempo as tarefas ditas complexas passam a fazer parte da atividade cognitiva do motorista e a partir daí tudo fluí com segurança e qualidade. O gerente passa então a usar sua sensibilidade aguçada para, através dos sinais estabelecidos, conduzir as operações e projetos de forma tranquila poupando TEMPO, que será usado e aplicado nas atividades fundamentais de MELHORIAS e Inovações no seu departamento e toda a empresa.

Pontos chaves: Gerenciar a rotina, educar e treinar colaboradores, Controlar desempenhos e ter tempo para a Inovação através de uma gestão competente (Eficiência + Eficácia).

Reflexão – Fernando Pessoa, um dos maiores poetas da língua Portuguesa.

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