Uma das ferramentas mais antigas da administração é sem dúvida a famosa REUNIÃO. Instrumento de grande importância para a coordenação e foco dos assuntos importantes e urgentes, a Reunião é hoje massacrada por uma série de gestores não preparados para fazer com que ela possa render à empresa os benefícios que poderia estar propiciando.
As falhas geralmente estão relacionadas da seguinte forma:
1. A empresa não faz reuniões pois seus gestores não gostam do assunto, ou não percebem sua utilidade, ou até mesmo, tem medo de enfrentar os problemas e os assuntos prioritários de forma participativa.
2. As reuniões quando acontecem são apenas para apagar fogo, ou são realizadas no estilo da REUNIÃO DE CONDOMÍNIO onde o que prevalece é a truculência, dispersão, vaidade e falta de objetividade.
3. Os erros já começam na falta de uma pauta organizada dos assuntos que serão tratados na reunião. A reunião transcorre na base do “vamos que vamos” e na base da “criatividade” dos que não tem nenhuma idéia de priorização e importância dos assuntos.
4. Outro ponto importante é a falta de liderança pelo coordenador da reunião que não como evitar dispersões, brincadeiras, piadas, conversas ou mini reuniões paralelas e outras impropriedades. A reunião se torna, portanto, uma verdadeira “feira livre”.
5. Igualmente crítico é a falta de constância de propósito ou disciplina, ou seja, as reuniões não tem seguimento lógico e o feed back fica totalmente comprometido. É necessário que se estabeleça um cronograma prévio das reuniões e que o mesmo seja obedecido fielmente.
6. Para concluir esta pequena listagem, vem a falta de registros, ou seja, de uma boa e prática ata de reunião que possa servir de instrumento para a cobrança das decisões e encaminhamentos. A Ata de Reunião (veja modelo) é de suma importância para o gestor e para todos os participantes no sentido de dar andamento nas ações acordadas. O modelo que apresentamos é bastante prático e eficaz neste sentido do gerenciamento das prioridades.
Enfim, Faça boas reuniões e faça acontecer na sua empresa de forma a ser não apenas “corretivo” mas fundamentalmente “preventivo”.
Colunista
Escritor pela Qualitymark Editora, Consultor organizacional, Engenheiro na linha da gestão japonesa com dois estágios no Japão nas áreas de projetos criativos dos Thinking Groups da Kawasaki Steel, Qualidade Total, Kaizen/Inovação e programas Zero Defeitos estabelecendo um forte link com o Programa de Qualidade Total da CST, hoje Arcelor Mittal. Getulio participa também, com muita honra, da Academia Brasileira da Qualidade – ABQ onde estão os profissionais de maior destaque nas áreas da Qualidade e Inovação do Brasil.
