O Momento é de Revisar Processos

Há um clichê no mercado que diz, com algumas variações: “toda crise pode ser uma oportunidade”. Vamos tirar esse clichê de cena, pois sozinho ele não diz nada. Mas, vamos fazer uma reflexão mais produtiva e dar nova interpretação a ele.

A minha proposta a você, leitor, é a seguinte: vamos aproveitar a crise para revisar os processos da empresa? Mas, não é simplesmente fazer o mesmo com menos recursos, como é outro mantra já desgastado que sempre é repetido.

A minha proposta é: vamos reescrever os processos da empresa! Assim, você poderá observar com mais objetividade onde deve ser alterado, e avaliar se esse processo revisado acrescenta algum valor ao seu negócio. Somente o fato de desenhar o processo já o levará a uma avaliação crítica da forma de execução da atividade e da importância que ela tem para o negócio.

Parece fácil, mas não é!

As forças corporativas internas e o jogo de poder são muito fortes e vão lançar mão de todos os argumentos para que as coisas continuem como sempre foram feitas, afinal elas são importantes para a empresa; esse será o argumento e o sentimento de preservação da zona de conforto. Será o conflito mais duro que você terá que enfrentar para redesenhar os processos da sua empresa. São verdades consolidadas que precisarão ser rediscutidas. Entretanto, sem enfrentá-los de forma decidida não se faz as mudanças e ajustes necessários.

Então o que pode ser feito?

Nesse caso, há que ser acionada uma força não comprometida com o “modus operandi”, com o “status quo” da organização. O mais recomendável é ter um agente externo para fazer essa revisão, sem os compromissos corporativos que agem no interior da organização.

A empresa não pode se contentar em querer fazer o tradicional: cortar mais um funcionário, cortar cafezinho, reduzir um posto da vigilância, reduzir preço – em função da pressão da força de vendas – e assim vai…. Tudo isso deveria ser feito em qualquer momento, mesmo nos momentos de “vacas gordas”. Fazer isso em momento de crise é não atacar os reais problemas, é simplificar as coisas. Entretanto, um benefício das crises é trazer para as organizações o sentido de urgência.

Quando começamos a revisão dos processos das empresas, em todas as áreas: produção, financeiro, controladoria, recursos humanos, vendas, em qualquer área, detectamos sobreposições de atividades, pessoas com perfis inadequados para o exercício das funções, baixa produtividade, conflitos na tomada de decisões, interesses pessoais mais importantes que os da empresa, ilhas de poder, etc. Tudo isso deve ser revisto e ajustado.

Nunca deixe de fazer o que é necessário para o funcionamento adequado da sua empresa. Tome as decisões necessárias para preservar interesses, diretos e indiretos, que sejam somente os da sua organização empresarial, não é individualismo, é observar o cenário e agir com prudência e coragem!

Alguém poderia dizer: “é, mas isso deve ser feito sempre!” Sem dúvida alguma, mas muitas vezes só buscamos o remédio quando a enfermidade nos causa desconforto, e a crise é esse desconforto que muitas vezes pode levar a sua empresa à morte.

Mais itens para reflexão:

  • Pense bem sobre o processo de venda, afinal quanto custa um orçamento de venda?
  • Qual o retorno que cada membro da equipe de venda gera para a empresa?
  • Quanto custa o estoque que você carrega e pensa ser normal a empresa ter elevado volume de estoque?

Faça a conta!

Às vezes a empresa nunca leva em consideração a avaliação que deveria fazer da qualidade e produtividade do seu processo de venda – orçamento de venda, atendimento ao cliente, controle de qualidade, etc. -, afinal toda transação interna é um custo para a operação de venda. São comuns os “cortes” em todas as áreas e não se analisar o processo de venda.

Acreditamos que nos momentos de crises, como o que vivemos atualmente, a revisão formal dos processos internos deve ser a principal premissa para uma boa decisão para os ajustes necessários nas operações da empresa.

O ponto de partida para essa avaliação é buscar o custo mínimo da operação, ou seja, o que é imprescindível para que a empresa consiga atender algumas necessidades básicas, por exemplo:

  • Produzir com o menor custo;
  • Vender com o menor custo;
  • Administrar com o menor custo.

O nome do jogo será: simplicidade, governança necessária, custo mínimo, muita coragem para a preservação do patrimônio dos acionistas.

Como fazer tudo isso é o desafio que os gestores enfrentarão nesse momento conturbado da vida empresarial nacional. É preciso ter muita capacidade de gestão e contar com profissionais capacitados interno e externamente.

Boa sorte!

Adalmir Sampaio Gomes
Administrador de Empresas
Sócios da Flexus Consultoria em Negócios Ltda

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